#Dica 9 – Organizando o escritório

Manter o ambiente de trabalho organizado é essencial para melhorar sua produtividade e qualidade do seu dia-a-dia. Afinal passamos mais tempo nos escritórios do que nas nossas próprias casas.

Eu como sou “mega” organizada, fico profundamente incomodada quando vejo a mesa de alguém atolada em papéis ou mesmo as áreas em comum (como o local do xerox) desorganizadas.

A organização ajuda você a economizar tempo localizando o que precisa. Por isso, tenha apenas os itens necessários, além de ficar mais fácil de organizar, o ambiente fica mais clean. Nada de fazer da sua mesa um display de brindes, itens pessoais e fotos. E lembre-se, depois de usar qualquer material ele deve voltar ao lugar de origem.

Também é importante verificar se o layout dos móveis, máquinas e equipamentos está adequado. As vezes, a disposição inadequada das ferramentas de trabalho gera esforço adicional desnecessário para a realização das tarefas. Torne o seu ambiente funcional e agradável através de um layout planejado e com uma boa comunicação visual. Identifique tudo que for necessário de modo que auxilie na localização dos materiais e objetos.

Os japoneses criaram o método 5S, cujo objetivo é mobilizar, motivar e conscientizar as empresas para a qualidade através da organização e disciplina no local de trabalho. Claro que não somos tão disciplinados como eles, mas é um bom método para se adotar.

Os 5S são:  Seiri (Classificação), Seiton (Organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (Disciplina) .

Seiri – separar o necessário do desnecessário

Seiton – colocar cada coisa no seu devido lugar

Seiso –  limpar e cuidar do ambiente de trabalho

Seiketsu – criar normas para triagem/arrumação/limpeza

Shitsuke –  incentivar a melhoria continua com todos ajudando

Os principais benefícios da metodologia são:

  1. Maior produtividade pela redução da perda de tempo procurando por objetos. Só ficam no ambiente os objetos necessários e ao alcance da mão
  2. Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais. A acumulação excessiva de materiais tende à degeneração
  3. Melhoria da qualidade de produtos e serviços
  4. Menos acidentes do trabalho
  5. Maior satisfação das pessoas com o trabalho

Se o seu local de trabalho está desorganizado, 5S nele!

Foto: Pinterest