Como organizar os documentos?

Todo mês a gente recebe uma grande quantidade de correspondência e a tendência é ir acumulando…. além disso as contas já  pagas e os documentos normalmente estão “enfiados” em alguma pasta ou numa gaveta. Ai quando precisamos consultar algo nunca encontramos o que realmente buscamos. Qual a melhor forma de organizar toda essa papelada?

Primeira regra simples: quando abrir a correspondência, já jogue fora tudo aquilo que não serve e não precisa ser guardada. Tenha um local para guardar essa correspondência, pode ser um porta carta, uma bandeja, uma caixa…. o importante é deixar num único lugar. De tempos em tempos, separe o que realmente precisa ser guardado e  “arquive”. O ideal seria pagar e arquivar, mas como sei que na correria do dia-a-dia isso acaba não acontecendo, esse sistema de manter tudo num local e arquivar a cada 2 ou 3 meses funciona super bem!

E ai vem a dúvida: quais contas preciso guardar? Como organizar?

Minha sugestão é que você tenha uma pasta com divisórias por assunto: conta água, luz, telefone, IPTU, TV Cabo, escola, empregada, documentos pessoais etc…. Pelo menos a cada 3 meses recolha o que está no seu porta correspondências e arquive no respectivo lugar.

porta-correspondência
porta-correspondência

Vamos lá, afinal quais contas precisamos realmente guardar e por quanto tempo?

– empresas prestadoras de serviços de luz, água, TV, telefone e cartão de crédito são obrigadas a enviar o recibo de quitação anual. Portanto, guarde as contas por 1 ano até receber o recibo de quitação. Depois basta guardar os recibos por 5 anos.

– condomínio: guarde durante o período em que permanecer no imóvel.

– consórcio: até a quitação

– seguro: guarde a proposta e a apólice já os comprovantes de pagamento mantenha por mais 1 ano após o tempo que estiver vigorando

– convênio: guarde a proposta o contrato e os recibos referentes aos 12 meses anteriores ao último reajuste por todo período de contratação

– escola: 5 anos

– cartão crédito: 1 ano

– nota fiscal de produtos e serviços: durante a vida útil do produto

– recibo de empregadas: 5 anos

– documentos do veículo: multas -2 anos, licenciamento e seguro obrigatório – 1 ano. Atenção o certificado de compra e venda deve ser guardado até que o veículo seja vendido.

– IPTU/IPVA: 5 anos

– Imposto de Renda: 5 anos

Agora não tem mais desculpa…mãos a obra!

Foto: Pinterest